Teamsで会議に招待する方法

Teams会議を効率的に運営するための基本ガイド

Teams会議の招待やスケジュール設定について悩まれる方は少なくありません。会議の運営を効率的に行うためには、基本的な設定方法の理解が重要です。

本記事ではTeams会議の設定から参加者の招待方法、円滑な進行のためのポイントまで詳しくご紹介します。

Teamsで会議をスケジュール設定するには、いくつかのパターンがあります。一番シンプルなのが、Teamsアプリの予定表から直接設定する方法です。

Teamsアプリを開いて「予定表」タブに移動し、「新しい会議」ボタンをクリックします。会議設定画面が表示されたら、会議のタイトル、日時、詳細などの基本情報を入力しましょう。

チャットからも会議のスケジュール設定は可能です。チャット画面上部にある「その他のオプション」から「会議をスケジュール」を選択すると、同様の設定画面が表示されます。

チーム内のチャネルでも会議を設定できます。Teamsのチーム一覧から対象のチームを選び、共有予定表をチャネルに追加します。その後「今すぐ会議」ボタンの横にあるドロップダウンから「会議をスケジュール」を選択して設定を行います。

Teamsでは、会議前と会議中で招待の仕方が異なります会議前に招待する場合、Teams予定表から「必須出席者を追加」欄に招待したい参加者のメールアドレスを入力します。

任意の参加者として招待する場合は「オプションの出席者を追加」欄を使用できます。スケジュールアシスタント機能を使えば、参加者全員の予定の確認が可能です。

会議が始まってから招待する場合、会議画面で「参加者の表示」アイコンをクリックしましょう。招待済みの参加者一覧が表示されるため、未参加の方に参加を促したり、新しい参加者を追加したりできます。

新規の参加者を招待する場合、検索バーにメールアドレスや電話番号を入力して「ユーザーを追加」ボタンをクリックします。

Teamsでオンライン会議を実施する際、いくつかの重要な注意点があります。最初の注意点は、ブラウザからの参加に関する制限です。

Teamsの会議に参加できるブラウザはGoogle ChromeとMicrosoft Edgeのみとなっています。SafariやFirefoxなどでは、機能が制限されたり、参加自体ができない場合があります。

別の注意点は、インターネット接続環境です。HD通話を快適に行うには、4Mbps以上の通信速度が必要です。大切な会議の際は、LANケーブルによる接続をおすすめします。

オンライン会議を始める際には、カメラやマイクの動作確認を行いましょう。デバイスの設定が正しくされていないと、他の参加者を待たせることになりかねません。

無料プランには機能的な制限があります。会議の録画や文字起こし機能は有料プランでのみ利用可能です。社内での利用頻度や必要な機能に応じて、有料プランへの切り替えを検討しましょう。